Secretária(o) Executiva(o) | Teresina – PI | 01 vaga(s)
Requisitos

– Ensino superior ou técnico completo ou superior em andamento em áreas correlatas (Administração, Secretariado Executivo, Gestão de Processos, etc.);
– Experiência prévia em funções administrativas ou de secretariado executivo. Experiências em ambientes que envolvam processos licitatórios será considerada um diferencial.
– Conhecimentos Técnicos:
– Domínio de ferramentas de gestão de agenda, pacote Office e, se possível, conhecimento em sistemas internos de gestão (ex.: Notion);
– Habilidade em sistemas informatizados;
– Conhecimento básico dos processos licitatórios e administrativos será um diferencial.
– Competências Comportamentais:
– Organização, atenção aos detalhes e excelente gestão do tempo;
– Boa comunicação verbal e escrita, tanto interna quanto externa;
– Proatividade, iniciativa e capacidade de trabalhar sob pressão e com múltiplas demandas.

Atividades

– O Secretariado Executivo será responsável por prestar suporte direto ao gestor do setor de licitações e contratos, realizando atividades operacionais e administrativas que incluem o monitoramento de editais, organização e atualização da agenda com prazos dos processos, controle de documentação e interface com diversas áreas internas. O profissional atuará de forma proativa, garantindo o cumprimento dos prazos e a fluidez das informações necessárias para a tomada de decisão;
Principais Atividades e Responsabilidades:
– Monitoramento de Editais e Licitações nos sistemas apontados;
– Acompanhar diariamente as plataformas e fontes indicadas de editais para identificar oportunidades e atualizações nos processos licitatórios;
– Comunicar imediatamente o gestor sobre prazos e alterações relevantes;
– Gestão da Agenda e Prazos;
– Organizar e atualizar a agenda do gestor, inserindo compromissos, reuniões e prazos críticos dos processos;
– Realizar o acompanhamento e o lembrete de prazos importantes, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas no tempo adequado;
– Atualização e Controle de Documentação;
– Auxiliar na verificação e atualização de certidões e demais documentos para assegurar a regularidade jurídica e fiscal;
– Manter um sistema de arquivamento organizado e atualizado, facilitando o acesso rápido a informações e documentos;
– Suporte Administrativo e Operacional;
– Prestar apoio na elaboração e organização da documentação necessária para cada etapa dos processos licitatórios, conforme será orientado
– Auxiliar na comunicação e interface entre as diversas áreas/setores envolvidas (técnica, financeira, jurídica) para o andamento dos processos;
– Organização de Reuniões e Eventos;
– Agendar e organizar reuniões internas e externas, preparando pautas e registrando atas, quando necessário;
– Assegurar a disponibilidade de recursos e informações para as reuniões de acompanhamento dos processos;
– Interface com Sistemas Internos;
– Utilizar sistemas e ferramentas internas (como o Notion/Trello) para cadastrar e atualizar informações relevantes;
– Garantir a precisão e a integridade dos dados inseridos nos sistemas;
– Apoio na Tomada de Decisão;
– Fornecer ao gestor informações organizadas e atualizadas que contribuam para análises e decisões estratégicas;
– Acompanhar os desdobramentos dos processos e sugerir melhorias nos fluxos administrativos;

Salário

– A combinar

Horários

– Horário Comercial.
– Segunda à Sexta das 08h às 17h com intervalo de 1 hora de almoço.

Total de vagas

– 01 vaga(s)

Currículos

– Interessados(as) e que atendam ao perfil solicitado acima, devem enviar o currículo até 21/02/2025 para o e-mail gestaoisisconsult@gmail.com contendo no título/assunto “Vaga – Secretariado Executivo“.

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